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Entsorgung im Back Office in 2012

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  14.02.2012

Nach der Kontrolle von Verjährungsfristen zum Jahresende steht nun das Aufräumen im Backoffice zum Jahresbeginn an. Der Entsorgung von Dokumenten stehen allerdings z. T. strenge Aufbewahrungsvorschriften entgegen.

Aufbewahrungspflichten und die dazugehörigen Fristen ergeben sich aus den verschiedenen Gesetzen. Die für den Hotelier wichtigsten Vorschriften befinden sich im Handelsgesetzbuch (§238 und § 257 HGB), in der Abgabenordnung (§147 AO) sowie in den Landesmeldegesetzen, die hier kurz dargestellt werden:

Kaufmännische Dokumente

Diese müssen je nach ihrem Inhalt entweder sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden:

•    sechsjährige Aufbewahrungsfrist nach HGB bzw. AO gilt für:
-    empfangene Handelsbriefe,
-    Wiedergaben (Kopien, Durchschriften), abgesandter Handelsbriefe,
-    Geschäftspapiere und
-    sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung

Merke: „Alles was zu Streitigkeiten führen könnte, wird sechs Jahre aufbewahrt.“

•    zehnjährige Aufbewahrungspflicht nach HGB bzw. AO gilt für:
-    Bilanzen,
-    Inventare,
-    Handelsbücher,
-    Rechnungen,
-    Urkunden und
-    Hypotheken

Merke: „Alles was gebucht werden kann, wird zehn Jahre aufbewahrt.“

Wichtig bei der Entsorgung ist, wann die Fristen ablaufen. So dürfen Steuerbelege mit zehnjähriger Aufbewahrungspflicht des Geschäftsjahres 2000 bzw. mit sechsjähriger Aufbewahrungspflicht des Geschäftsjahres 2005 nicht automatisch zum 1. Januar 2012 in den Papierkorb. Die Jahresfristen beginnen mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, oder zum Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagerbericht aufgestellt wurden.

Beispiel: Wurde der Jahresabschluss für 2001 im September 2002 erstellt und im selben Jahr an das Finanzamt eingereicht, berechnet sich seine Aufbewahrungsfrist wie folgt:

-    Beginn der Aufbewahrungsfrist: 31. Dezember 2002
-    Aufbewahrungsverpflichtungen: 10 Jahre
-    Erlaubte Entsorgung der Unterlagen: 1. Januar 2013

Steuerlich relevante Unterlagen können ab dem 1. Januar 2012 vernichtet werden, wenn

-    bei der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist der letzte Eintrag in den Büchern oder die Aufstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2001 erfolgte.
-    bei der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht der letzte Eintrag in den Büchern im Jahr 2005 vorgenommen wurde.

Wichtig! Vor der Entsorgung der Dokumente ist jedoch zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt beispielsweise dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten

-    für eine begonnene Außenprüfung,
-    für eine vorläufige Steuerfestsetzung
-    für anhängig steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
-    für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
-    zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.

 
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